Unterstützung der Standortleitung sowie der Führungskräfte vor Ort in personaladministrativen, organisatorischen und kaufmännischen Themen gemeinsam mit einer weiteren Standortassistenz. Sicherstellung strukturierter und zuverlässiger Abläufe am Standort sowie Überblick über alle relevanten Prozesse auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld.

• Erste Ansprechperson für Bewerbungen sowie Organisation und Begleitung des gesamten Bewerbungsprozesses, einschließlich Vorstellungsgesprächen und Kennenlerntagen

• Abwicklung administrativer Prozesse rund um On- und Offboarding  

• Verwaltung und Bearbeitung der Zeiterfassung in NovaTime

• Ermittlung monatlicher Zusatzdienste als Teil der vorbereitenden Gehaltsabrechnung

• Bearbeitung von Urlaubsanträgen

• Unterstützung bei personalrelevanten Rückfragen im Tagesgeschäft

• Erstellung personalbezogener Dokumente, z. B. Arbeitsverträge, Gehaltsanschreiben, Arbeitszeugnisse, Abmahnungen, Kündigungen und Benennungsurkunden

• Abfrage von eAU-Bescheinigungen in DATEV sowie Übertragung in Dienstplan und Zeiterfassung

• Erstellung monatlicher Personalstatistiken, Übersichten und Auswertungen

• Kommunikation mit internen Schnittstellen, z. B. der Buchhaltung, sowie mit externen Partnern wie Berufsschulen, der IHK oder Zeitarbeitsfirmen

• Zusammenarbeit mit Zeitarbeitsfirmen und Betreuung der dazugehörigen administrativen Abläufe

• Buchung sowie Vor- und Nachbereitung von Schulungen und Untersuchungen

• Unterstützung in personalbezogenen Themen im Qualitätsmanagementsystem Quentic

• Ansprechpartner:in im Betrieblichen Eingliederungsmanagement

• Prüfung von Rechnungen sowie Verwaltung von Kreditkartenbelegen und Kasse

• Bestellung von Arbeitskleidung, Büromaterial und Erste-Hilfe-Materialien

• Bearbeitung von Postein- und -ausgängen

• Organisation von Terminen und Meetings  

• Erstellung von Präsentationen sowie Excel-Listen

• Beantragung und Nachverfolgung von Zuverlässigkeitsüberprüfungen (ZÜP)

• Beantragung und Verwaltung von Kunden- und GLX-Zugängen, Karten und Chips

• Aktive Mitwirkung bei der Optimierung von Formularen, Abläufen und Personalprozessen

‍

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Bezug zu Verwaltung, Büroorganisation oder Personal

• Berufserfahrung im Personalwesen, in der Sachbearbeitung oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion mit administrativem Schwerpunkt

• Idealerweise Erfahrung in der Personaladministration sowie im Umgang mit Zeitarbeitsfirmen

• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel, Outlook, Teams und idealerweise SharePoint

• Idealerweise erste Erfahrung mit NovaTime und DATEV oder die Bereitschaft, sich schnell in neue Systeme einzuarbeiten

• Grundkenntnisse im Arbeitszeitgesetz  

• Strukturierte, selbstständige und verlässliche Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Diskretion

• Freundliches und professionelles Auftreten, Organisationsgeschick und Kommunikationsstärke

• Durchsetzungsvermögen, Souveränität und die Fähigkeit, auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld den Überblick zu behalten

• Eigeninitiative, schnelle Auffassungsgabe und Freude daran, Abläufe aktiv mitzugestalten

• Belastbarkeit und ein pragmatischer Umgang mit sich verändernden Strukturen und Anforderungen

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie Grundkenntnisse in Englisch

• Bereitschaft zur Arbeitszeit von Montag bis Donnerstag bis 17:00 Uhr und Freitag bis 15:00 Uhr

‍

Hinweis zu Sicherheitsanforderungen im Bewerbungsprozess:

Als Logistikdienstleister im sicherheitsrelevanten Umfeld (u. a. Verteidigungs- und Luftfahrtindustrie) unterliegen wir besonderen gesetzlichen Vorgaben. Für viele Positionen ist daher eine Sicherheitsüberprüfung nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG) erforderlich.

Das bedeutet für dich:

• Die Tätigkeit setzt voraus, dass keine sicherheitsrelevanten Risiken vorliegen
• Im Rahmen der Überprüfung werden bestimmte persönliche Angaben benötigt
• Dazu gehören u. a. Informationen zu Identität, Staatsangehörigkeit, Lebenslauf sowie ggf. zu persönlichen Verhältnissen

Diese Anforderungen sind gesetzlich vorgegeben und branchenüblich – sie stellen keine individuelle Entscheidung unseres Unternehmens dar. Selbstverständlich behandeln wir alle Angaben vertraulich und unterstützen dich im gesamten Prozess. Gerne beantworten wir deine Fragen bereits im Bewerbungsprozess.

‍

‍

Bei Fragen zur Stelle oder zum Bewerbungsprozess steht Ihnen folgende Ansprechperson gerne zur Verfügung:

Kontakt: Frau Renate Mohn-Häberle

Telefonnummer: 0151/74301249

E-Mail: Renate.Mohn-Haeberle@glx-logistic.de

Adresse: Carl-Zeiss-Straße 36, 89150 Laichingen

‍

‍